הגנה על מסמכי אקסל

ישנם 2 גישות להצפנת מסמך אקסל והגישה בה נבחר תלויה במטרת ההצפנה.

אם המטרה היא שכל מי שאין לו את הסיסמה  לא יוכל לראות את הנתונים בגיליון האקסל אז נבחר בהצפנת הקובץ בסיסמה. לעומת זאת אם ברצונננו לאפשר לכל מי שהמסמך ברשותו לראות את הנתונים אך למנוע ממנו לעדכן את הנתונים במקומות מסוימים אז ננקוט בשיטה של הגנת גיליון.

הטיפ מתיחס ל אופיס 365 אך אמור לעבוד בכל הגרסאות האחרונות של אופיס.

1.הצפנת קובץ אקסל בסיסמה למניעת גישה וצפיב בנתונים:

נבחר ב FILE ואז ב SAVE AS

ונלחץ על More options

בחלון שנפתח נלחץ על TOOLS ונבחר GENERAL OPTIONS

תתבקש לבחור סיסמה לפתיחת הגיליון וסיסמא לעדכון הגיליון.

הערות חשובות:

א.מומלף לבחור סיסמה ארוכה.

ב.במידה  וזו פעם ראשונה שאתם מנסים להצפין מסמך אז נסו על מסמך ריק ולא על מסמך חשוב.

ג. העובדה שהמסמך הוצפן לקריאה בלבד לא אומרת שאי אפשר לשמור אותו בשם אחר ולשנות את הנתונים בקובץ החדש.

לאחר הלחיצה על OK תתבקש לחזור על כל אחת מהסיסמאות.

2. נעילת אזורים ספציפיים בגיליון לעדכון:

לעיתים אנו זקוקים לאפשר למקבל המסמך לעדכן פרטים מסויימים ולמנוע ממנו לעדכן פרטים אחרים במסמך לדוגמא בשאלונים וטפסים מסוימים כתוב: אזור זה לשימןש פנימי בלבד או ימולא ע"י הפקיד המטפל. 

נניח שיש לנו גיליון של משתתפים בקורס, נרצה לנעול מפני שינויים את הכותרות בשורה הראשונה והשניה ואילו את השורות בהם ממולאים פרטי המשתתפים להשאיר פתוחים לעדכון.

נסמן עם העכבר את תחום התאים עליהם אנו רוצים להגן מעדכון נלחץ קליק ימני בעכבר ונבחר FORMAT CELLS 

נבחר בטאב PROTECTION

נסמן  את תיבת LOCKED  ונלחץ  על ok.

ם

נבצע פעולות אלו על כל אזור שנרצה לחסום מעדכון. את שאר האזוריםשנרצה להשאיר פתוחים לעדכון  נסמן , נלחץ על FORMAT CELLS  ונוודע ש תיבת LOCKED לא מסומנת. לבסוף נבחר את TAB    review  ונלחץ על PROTECT SHEET , נתבקש לבחור זיזמה ולחזור עליה. מרגע זה כל האזורים שסימנו             כנעולים לעדכון לא יאפשר לעדכן עד שנבטל את ההגנה בלחיצה על Unprotect SHEET והקלדת הסיסמה. 

סמה